Office Manager adalah posisi yang vital dalam setiap organisasi. Seorang Office Manager bertanggung jawab atas koordinasi dan manajemen semua aspek operasional kantor. Mereka memastikan bahwa semua anggota tim memiliki alat dan sumber daya yang mereka butuhkan untuk menjalankan tugas mereka dengan baik.
Tugas utama Office Manager
1. Mengatur jadwal
Sebagai Office Manager, tugas pertama adalah mengatur jadwal dan mengelola waktu. Mereka membuat jadwal untuk pertemuan, konferensi, dan acara lainnya. Mereka juga memastikan bahwa semua orang tahu jadwal mereka dan siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu.
2. Mengelola sumber daya manusia
Office Manager bertanggung jawab atas manajemen sumber daya manusia. Mereka mempekerjakan, melatih, dan mengawasi staf administrasi dan staf lainnya yang mungkin diperlukan di kantor.
3. Mengelola anggaran
Office Manager bertanggung jawab atas pengelolaan anggaran kantor. Mereka memastikan bahwa semua anggaran kantor terkait dengan pengeluaran untuk kebutuhan operasional kantor.
Tanggung Jawab Office Manager
1. Mengelola keamanan
Office Manager bertanggung jawab atas keamanan kantor. Mereka memastikan bahwa kantor aman dari ancaman keamanan seperti kebakaran, pencurian, dan pengrusakan. Mereka juga memastikan bahwa semua prosedur keamanan yang tepat diikuti oleh staf.
2. Menjaga ketersediaan peralatan kantor
Office Manager bertanggung jawab atas menjaga ketersediaan peralatan kantor seperti printer, scanner, dan komputer. Mereka memastikan bahwa peralatan ini selalu tersedia dan berfungsi dengan baik.
3. Mengelola inventaris kantor
Office Manager bertanggung jawab atas mengelola inventaris kantor. Mereka memastikan bahwa semua inventaris kantor tercatat dengan benar dan selalu tersedia bila diperlukan.
4. Menjaga kebersihan kantor
Office Manager bertanggung jawab atas menjaga kebersihan kantor. Mereka memastikan bahwa semua ruangan kantor selalu bersih dan rapi.
Keahlian yang dibutuhkan untuk menjadi Office Manager
1. Keterampilan manajemen
Office Manager perlu memiliki keterampilan manajemen yang kuat. Mereka harus dapat mengatur dan mengelola staf, sumber daya, dan inventaris. Ini juga termasuk kemampuan untuk mengembangkan strategi dan rencana untuk mencapai sasaran kantor.
2. Kemampuan komunikasi yang baik
Office Manager harus memiliki kemampuan komunikasi yang kuat. Mereka harus dapat berkomunikasi dengan tim, klien, dan pihak lain yang terlibat dalam operasi kantor.
3. Keterampilan teknologi
Office Manager harus memiliki keterampilan teknologi yang kuat. Mereka harus dapat mengoperasikan peralatan kantor, termasuk komputer, printer, dan scanner. Mereka juga harus dapat menggunakan perangkat lunak kantor seperti Microsoft Office.
Kesimpulan
Seorang Office Manager memiliki tanggung jawab yang luas dan penting dalam menjalankan operasi kantor. Mereka bertanggung jawab atas manajemen staf, pengelolaan sumber daya, keamanan, inventaris, dan kebersihan kantor. Untuk menjadi Office Manager yang sukses, seseorang harus memiliki keterampilan manajemen, kemampuan komunikasi yang baik, dan keterampilan teknologi yang kuat.
